Przenoszenie definicji na nowy rok
Praca w nowym roku księgowym jest możliwa tylko jeśli użytkownik przeniesie definicje księgowe. W związku z tym, że różne moduły pakietu EZN posiadają własne definicje księgowe, operacja przenoszenia definicji jest kilkuetapowa. Aby wykonać ją w sposób właściwy, często konieczne jest przeniesienie definicji najpierw w innym module. Poniżej została opisana prawidłowa kolejność przenoszenia definicji, uwzględniająca operacje w poszczególnych modułach. Przenoszenie definicji księgowych jest operacją bardzo złożoną i nieodwracalną. Z tego powodu zalecamy, aby wykonywać ją przy wyłączonych pozostałych stanowiskach klienckich, pracujących na poszczególnych opisanych poniżej modułach. Przed rozpoczęciem pracy należy wykonać kopię bezpieczeństwa bazy danych.
1. Nieruchomości – Członkowie – Wkłady (NCzW)
1.1. Przenoszenie planu kont, subanalityki, typów dokumentów:
Aby utworzyć wyżej wymienione definicje na następny rok, należy:
1.1.1. przejść z menu Katalogi do zakładki Definicje -> Księgowość. Na ekranie wyświetli się tabela Definicje księgowe z wykazem zakładek.
1.1.2. Należy przejść do zakładki Plan kont.
1.1.3. Następnie wybrać funkcję Utwórz plan kont na następny rok z menu Operacje.
1.1.4. Na ekranie pojawi się okno z pytaniem, czy utworzyć plan kont na następny rok. Wybór potwierdzić przyciskiem Tak.
1.1.5. Następnie pojawi się kolejne pytanie o przepisanie planu kont z roku bieżącego. W zależności od wyboru, dalej należy postępować zgodnie z zadawanymi pytaniami.
1.1.6. W zależności od kolejnych odpowiedzi, program utworzy plan kont na kolejny rok: pusty bądź uzupełniony kontami roku poprzedniego. Jeżeli utworzony zostanie pusty plan kont, istnieje możliwość wyboru opcji Uzupełnij plan kont na następny rok z menu Operacje.
1.1.7. Jeżeli użytkownik chce przepisać także typy dokumentów należy w poniższym pytaniu wybrać opcję Tak.
1.2. Przeniesienie struktury nieruchomości na następny rok:
W przypadku, gdy którekolwiek konto w planie kont w module Finanse i Księgowość (FiK) korzysta z zaznaczonej właściwości Konto rozliczenia kosztów nieruchomości w NCzW, przed przeniesieniem planu kont w Finansach i Księgowości na nowy rok niezbędne będzie przeniesienie struktury nieruchomości w NCzW. Aby to zrobić, należy (zgodnie z powyższym opisem) utworzyć plan kont w NCzW na następny rok (taki, dla jakiego chcemy utworzy struktur). Utworzony plan kont może być pusty. Następnie należy:
1.2.1. Zamknąć i ponownie otworzyć okno Katalogi -> Definicje -> Nieruchomości.
1.2.2. Przejść do zakładki Struktura.
1.2.3. Wybrać rok, dla którego ma zostać utworzona struktura.
1.2.4. Z menu Operacje wybrać opcję Przepisz strukturę nieruchomości z poprzedniego roku.
1.2.5. Potwierdzić operację przepisania klikając w komunikacie opcję Tak.
2. Finanse i Księgowość (FiK)
2.1. Przenoszenie planu kont, subanalityki, typów dokumentów, pozycji kalkulacyjnych, schematów rejestru VAT, schematów księgowania, definicji księgowania not odsetkowych oraz definicji integracji programu Finanse i Księgowość z pozostałymi systemami pakietu EZN:
2.1.1. Z menu Katalogi należy wybrać opcję Definicje księgowe.
2.1.2. Należy przejść do zakładki Plan Kont.
2.1.3. Z menu Operacje należy wybrać opcję Przepisz definicje księgowe na następny rok.
2.1.4. Zaznaczyć odpowiednie opcje do przepisania z roku poprzedniego.
Uwaga! Zaleca się zaznaczyć trzy dostępne możliwości przy przenoszeniu planu kont. Tak jak zostało to pokazane na poniższym zrzucie ekranu.
2.2. Uzupełnianie utworzonego planu kont definicjami z poprzedniego roku:
Czasami zdarza się, iż użytkownik stworzy (przeniesie) plan kont oraz pozostałe definicje księgowe na nowy rok i jednocześnie pracuje jeszcze w księgowości poprzedniego roku (najczęściej jest to związane z pracą na przełomie roku). Bardzo często użytkownik dokonuje zmian w nowo przeniesionych definicjach nie zauważając, że omyłkowo zamiast wykonać je w nowym roku, zostają wprowadzone w poprzednim. W takim wypadku, chcąc, aby poczynione definicje zostały przeniesione do nowo stworzonych (przeniesionych) danych, należy:
2.2.1. Z menu Katalogi wybrać opcję Definicje księgowe.
2.2.2. Przejść do zakładki Plan Kont wybierając rok, do którego niewłaściwie wpisane zostały definicje z nowego roku.
2.2.3. Z menu Operacje wybrać opcję Utwórz plan kont na następny rok.
2.2.4. Zaznaczyć opcję Uzupełnij już utworzone definicje księgowe.
Uzupełnienie definicji będzie możliwe po potwierdzeniu przez użytkownika zgodności struktury planów kont. W tym celu zostanie wyświetlony komunikat. Potwierdzenie zostanie odnotowane w bazie danych, niepotwierdzenie struktury spowoduje wyłączenie parametru.
2.2.5. Jeżeli struktura kont pomiędzy latami jest zgodna należy wybrać opcję Struktura jest zgodna.
2.2.6. Wybór zatwierdzić przyciskiem OK.
2.3. Przenoszenie schematów do miesięcznego rozliczenia kosztów:
Aby przenieść schematy do miesięcznego rozliczenia kosztów należy:
2.3.1. Z menu Katalogi wybrać opcję Definicje analiz.
2.3.2. Przejść do zakładki Rozliczenie kosztów.
2.3.3. Wybrać rok, na który mają zostać przeniesione definicje.
2.3.4. Z menu Operacje wybrać opcję Przenieś definicje rozliczenia kosztów.
2.3.5. W przypadku, gdy w definicjach występują rozliczenia o typie ilościowym, pojawi się poniższy komunikat. Należy w nim wybrać sposób przeniesienia tych definicji. Zalecany sposób to Dla wszystkich miesięcy.
2.4. Przenoszenie struktury działalności mieszanej na nowy rok:
Aby przenieść drzewo struktury, niezbędne do prawidłowego odliczania proporcją kwot VATu naliczonego dla działalności mieszanej, należy:
2.4.1. Z menu Katalogi wybrać opcję Definicje ogólne.
2.4.2. Przejść do zakładki Ewidencja VAT.
2.4.3. Wybrać właściwą księgę oraz rok, dla którego należy przenieść drzewo struktury.
2.4.4. Z menu Operacje wybrać opcję Przepisz wartości z poprzedniego roku.
2.4.5. W utworzonym drzewie, w odpowiedniej gałęzi, dokonać poprzez opcję Edytuj ewentualnej zmiany procentu, który obowiązuje dla nowego roku.
2.5. Przenoszenie definicji księgowań komórki w arkuszach danego użytkownika:
Użytkownicy, którzy w poprzednim roku księgowym używali wybranych arkuszy i na podstawie ich wyliczeń tworzyli dokumenty księgowe, muszą w każdym nowo utworzonym roku dokonać operacji przeniesienia definicji księgowych arkusza. W tym celu należy:
2.5.1. Przejść do zakładki Arkusze z menu Księgowość.
2.5.2. Po wybraniu odpowiedniego arkusza i wyliczeniu go, należy przejść do zakładki Wynik obliczeń, znajdującej się w tabeli Wynik obliczenia arkusza wraz z parametrami.
2.5.3. W prawym panelu Rok księgowania dokumentu wskazać rok, dla którego użytkownik chce przepisać definicje.
2.5.4. Wybrać operację Przenieś definicje z poprzedniego roku.
2.5.5. Przepisanie potwierdzić przyciskiem Tak.
3. System Łatwej Obsługi Nieruchomości (SŁONie)
3.1. Utworzenie planu kont, typów dokumentów, schematów automatycznych księgowań na następny rok:
Uruchomienie tej operacji jest możliwe, jeśli plan kont bieżącego roku jest zaakceptowany. Akceptacja planu kont następuje w zakładce Katalogi -> Definicje -> Księgowość -> Plan kont, po wyborze z menu Operacje opcji Akceptuj plan kont.
Akceptacja planu kont powoduje, że nie będzie możliwe dalsze ustalanie powiązań pomiędzy kontami z akceptowanego planu kont, a kontami roku poprzedniego. Powiązania te mają znaczenie przy tworzeniu bilansu zamknięcia roku poprzedniego i bilansu otwarcia roku bieżącego. Operacja Akceptacja planu kont powinna być uruchomiona po całkowitym upewnieniu się, że utworzono bilans zamknięcia poprzedniego roku we wszystkich wspólnotach i wszystkich zasobach czynszowych, które pracują na danym planie kont.
3.2. Utworzenie planu kont na kolejny rok księgowy następuje po wyborze:
3.2.1. Z menu Operacje opcji Utwórz plan kont na następny rok.
3.2.2. Po uruchomieniu opcji Utwórz plan kont na następny rok program poprosi o dodatkowe potwierdzenie zamiaru utworzenia planu kont na następny rok. Następnie zapyta, czy należy do nowo tworzonego planu kont przepisać konta z roku bieżącego. Jeśli zostanie udzielona odpowiedź twierdząca, tworzenie planu kont zostanie zakończone. Jeśli zostanie udzielona odpowiedź przecząca, na ekranie pojawi kreator definiowania planu kont, w którym należy umieścić informacje o rolach poszczególnych kont.
3.2.3. Po utworzeniu planu kont pojawi się komunikat z pytaniami o utworzenie typów dokumentów oraz schematów księgowań.
3.2.4. Po utworzeniu planu kont na następny rok możliwe jest uzupełnienie go kontami z roku ubiegłego (potrzeba taka najczęściej występuje, gdy po utworzeniu planu kont następnego roku, wprowadzano nowe konta do planu kont roku ubiegłego). W tym celu należy wskazać opcję menu Operacje -> Uzupełnij plan kont.
3.2.5. Każde konto syntetyczne i analityczne roku bieżącego powinno mieć powiązanie z kontem roku następnego, aby było możliwe utworzenie dokumentów Bilans zamknięcia i Bilans otwarcia. Jeśli podczas tworzenia planu kont na następny rok przepisano plan kont lub później uzupełniono plan kont, wszystkie konta nowego roku powinny mieć poprawne powiązania z kontami roku bieżącego. Jeśli jakieś konto w następnym roku zostało do planu kont syntetycznych lub wykazu kont analitycznych dopisane lub też jeśli usunięto istniejące powiązanie, dla tego konta należy wskazać, jakiemu kontu z roku bieżącego ono odpowiada. Można to uczynić poprzez zaznaczenie parametru Powiąż z kontem z roku (…) i wybór właściwego konta:
4.1. Przepisanie integracji z modułem FiK oraz SŁONie:
W menu Katalogi dostępna jest opcja Połącz definicje z nowym rokiem. Jeżeli użytkownik zechce rozpocząć księgowanie dokumentów w nowym roku należy wykonać powyższą operację. Operację tą można wykonać wyłącznie pod warunkiem, iż w module Finanse i Księgowość oraz module System Łatwej Obsługi Nieruchomości wykonano przepisanie wszystkich niezbędnych definicji na nowy rok (sposób ich przepisania został opisany w punkcie 2 i 3).
Dodatkowo poniższe definicje w obydwóch zintegrowanych systemach nie mogą ulec zmianie. W przypadku modułu FiK są to:
- Szablon konta odbiorcy i konta kontrahenta dla noty uznaniowej.
- Używane typy dokumentów księgowych.
- Konta księgowe dla stawek VAT.
- Pozabilansowe konta dla stawek VAT.
- Konta księgowe oraz szablony użyte przy definicji grup towarów i towarów.
Natomiast w module SŁONie definicje, które nie mogą ulec zmianie to:
- Plan kont globalny i indywidualny w zakresie używanych kont.
- Użyte symbole dokumentów: globalne i indywidualne.
- Zmiany definicji globalnych dla używanej księgi nie mogą zmieniać się na indywidualne. Zmiany należy wykonać ręcznie.
- Zmiany definicji indywidualnych na globalne dla używanej księgi - uniemożliwi automatyczne przepisanie definicji.
4.2. Przepisanie definicji w module FAK:
4.2.1. Aby rozpocząć operację przepisania definicji w module FAK niezbędne jest potwierdzenie utworzenia w module FiK definicji na rok, dla którego następuje ich przepisanie.
4.2.2. Następnie należy wskazać rok, dla którego ma nastąpić przepisanie definicji.
4.2.3. Podczas przepisywania definicji pojawi się także pytanie o przepisanie kont dla towarów i ich grup, w którym należy potwierdzić to poprzez kliknięcie w opcję Tak.
5. Kasa (KAS)
5.1. Przepisanie integracji z modułem FiK, SŁONie oraz NCzW:
Jeżeli użytkownik zechce rozpocząć wprowadzanie dokumentów KP i KW w nowym roku, należy wcześniej wykonać operację Otwórz księgowania następnego roku. Operacja ta dostępna jest w menu Katalogi -> Definicje. Operację tą można wykonać pod warunkiem, iż w module Finanse i Księgowość, System Łatwej Obsługi Nieruchomości oraz module Nieruchomości – Członkowie – Wkłady wykonano przepisanie wszystkich niezbędnych definicji na nowy rok (sposób ich przepisania został opisany w pkt. 1, 2 oraz 3).
5.1.1. Przepisanie definicji odbywa się dla każdej kasy odrębnie. Należy zatem w pierwszym kroku ustawić się na właściwej kasie, dla której ma zostać wywołana operacja Otwórz księgowania następnego roku. W poniższym komunikacie należy potwierdzić chęć przepisania definicji dla nowego roku poprzez kliknięcie w opcję TAK.
5.1.2. Następnie użytkownik może zostać spytany o typ dokumentu z modułu SŁONie z globalnych definicji, który będzie użyty do definicji dla ksiąg, które miały indywidualne definicje księgowe w poprzednich latach, a w przepisywanym roku używają definicji globalnych.
5.1.3. W kolejnym pytaniu kreatora operacji należy odpowiedzieć, jak program ma się zachować w przypadku napotkania problemów. Poprzednie wersje programu w takich sytuacjach powodowały przerwanie wykonywanej operacji. Ze względu na dużą dobrowolność konfiguracji, mechanizm wielokrotnie nie znajdował odpowiedników w nowym roku w zewnętrznych modułach lub miał problemy z ich jednoznaczną interpretacją. Obecnie program umożliwia pominięcie takich konfliktów, pozostawiając "dziury" w definicjach do uzupełnienia ręcznego. Zaleca się jednak użyć opcji „przerwać”, gdyż pozostawienie niekompletnych definicji spowoduje błędy i uniemożliwi poprawne księgowanie operacji kasowych.
5.1.4. Kolejny krok to wskazanie w nowym roku typu dokumentu z modułu FiK, w którym mają zapisywać się operacje księgowe z modułu Kasa.
5.1.5. Program przepisze definicje dla Systemu Łatwej Obsługi Nieruchomości, Finanse i Księgowość ora Nieruchomości-Członkowie-Wkłady, ich konta księgowe oraz zasady księgowania i formuły.
5.1.6. W przypadku gdy w części Specyfikacja integracji opłat i kont między SŁONiami i FiK zdefiniowane są formuły, warunkujące sposób księgowania w FiK, definicje te nie zostaną przepisane i należy uzupełnić je w sposób ręczny.
6. Banki (BAN)
Podczas przepisywania specyfikacji na następny rok należy upewnić się, że wcześniej został utworzony plan kont w programie SŁONie i FiK.
6.1. Przepisanie integracji z modułem SŁONie:
6.1.1. Z górnego menu należy wybrać opcje Katalogi -> Definicje -> System Łatwiej Obsługi Nieruchomości.
6.1.2. Następnie należy wybrać: Operacje -> Połącz z nowym rokiem i wybrać właściwy rok.
6.2. Przepisywanie integracji z modułem FiK:
6.2.1. Z górnego menu wybrać opcje Katalogi -> Definicje -> Finanse i księgowość -> wybrać zakładkę Finanse i księgowość.
6.2.2. Następnie należy kliknąć w menu: Operacje -> Połącz z nowym rokiem i wybrać właściwy rok.
6.2.3. Program powinien sprawdzić, czy konta wykorzystane w specyfikacji mają swoje odpowiedniki we wskazanym roku. Jeśli tak, to operacja jest kontynuowana. W przypadku braku odpowiedników operacja zostaje przerwana.
6.2.4. Jeśli w następnym roku znajdują się wszystkie odpowiedniki kont i pozycji kalkulacyjnych to program przepisuje specyfikację oraz formuły interpretacji szczegółów płatności i dodatkowych księgowań.
6.2.5. Po przepisaniu definicji użytkownik może podejrzeć ich specyfikację dla każdego z roku odrębnie poprzez wybór odpowiedniego roku za pomocą ikony: 
lub wyświetlić definicje z wszystkich lat zaznaczając opcję: 
.
7. Techniczna Obsługa Nieruchomości (TON)
7.1. Utworzenie specyfikacji dla planu remontów i budżetu:
7.1.1. Z górnego menu wybieramy: Katalogi -> Definicje –> Finansowe.
7.1.2. Następnie menu: Operacje -> Otwórz nowy rok klasyfikacji dla budżetu lub: Operacje -> Otwórz rok planu remontu.
8. System e-Mieszczanin
8.1. Synchronizacja planu kont na potrzeby księgowania faktury w Systemie Łatwej Obsługi Nieruchomości:
